Navodila za organizatorje vzrejnih pregledov

Ta navodila so namenjena organizatorjem, administratorjem in drugim pooblaščenim osebam, ki urejajo vzrejne preglede in prijave.

1. Dostop in odgovornost

Organizatorski dostop je namenjen samo uporabnikom, ki so pooblaščeni za urejanje konkretnih vzrejnih pregledov. Uporabniškega računa ne delite z drugimi osebami. Pri delu z osebnimi podatki uporabljajte samo podatke, ki so potrebni za izvedbo pregleda.

2. Urejanje pregleda

1. Na začetni strani izberite možnost Želim urejati prijave na vzrejni pregled, ki ga organiziram.
2. Izberite pregled, ki ga želite urejati.
3. Preverite osnovne podatke: naziv, datum, lokacijo, roke, kontaktne podatke, sodnike, pasme in dodatne opombe.
4. Če se spremeni datum, lokacija, sodnik ali pomembno navodilo, udeležence obvestite pravočasno.

3. Nastavitve plačila

Pri dogodku preverite, kdo pobira prijavnino. Če prijavnino pobira KZS, mora biti plačilni tok nastavljen tako, da uporabnik plača prek aplikacije. Če prijavnino pobira organizator, vnesite jasna navodila za plačilo oziroma povezavo do navodil, če je na voljo.

Dokazila o plačilu pregledujte redno. Če dokazilo ni ustrezno, prijavitelju pošljite jasno navodilo, kaj mora dopolniti.

4. Pregled prijav

Seznam prijav redno pregledujte. Pri vsaki prijavi preverite:

• ali je prijava oddana na pravi dogodek,
• ali so podatki o psu in lastniku popolni,
• ali so priloge čitljive in ustrezne,
• ali je plačilo urejeno oziroma je dokazilo potrjeno,
• ali prijava potrebuje dopolnitev, potrditev ali zavrnitev.

5. Dopolnitve in zavrnitve

Če prijava ni popolna, uporabite možnost za dopolnitev in prijavitelju napišite konkretno, kaj manjka. Dobro sporočilo vsebuje ime psa, kratek opis težave in rok oziroma pričakovan naslednji korak.

Zavrnitev uporabite, kadar prijava ne izpolnjuje pogojev ali je ni mogoče pravočasno dopolniti. Razlog naj bo zapisan jasno in vljudno.

6. Sodniki, pasme in vzrejne komisije

Pred objavo oziroma zaključkom prijav preverite, ali so sodniki in pasme pravilno povezani z dogodkom. Če aplikacija omogoča razporeditev po pasmah ali sodnikih, poskrbite, da so podatki skladni z dejansko izvedbo pregleda.

Pri uporabnikih s sodniško ali komisijsko vlogo preverite pravilnost šifre in imena, saj se ti podatki lahko uporabijo v poročilih, katalogih ali podpisnih postopkih.

7. Katalogi, poročila in dokumenti

Ko so prijave urejene, pripravite katalog oziroma sezname. Pred uporabo ali pošiljanjem preverite, ali so v dokumentih pravilna imena psov, lastnikov, sodnikov, pasme, termini in drugi podatki.

Če po pripravi kataloga pride do popravka prijave, ponovno preverite, ali je treba osvežiti tudi katalog, poročilo ali drug izhodni dokument.

8. Obveščanje udeležencev

Udeležence obveščajte pravočasno in jedrnato. Pri množičnih obvestilih pred pošiljanjem preverite prejemnike, zadevo, vsebino, priloge in povezave. Ne pošiljajte osebnih podatkov širšemu krogu prejemnikov, kot je potrebno.

9. Varstvo osebnih podatkov pri delu organizatorja

• Podatke uporabljajte samo za izvedbo pregleda.
• Ne prenašajte seznamov na osebne naprave, če to ni potrebno.
• Datoteke z osebnimi podatki pošiljajte samo pooblaščenim osebam.
• Po zaključku postopka ne hranite lokalnih kopij dlje, kot je potrebno.
• Če opazite napačne podatke ali morebitno zlorabo, obvestite KZS oziroma skrbnika aplikacije.

10. Zaključek pregleda

Po izvedbi pregleda preverite, ali so statusi prijav pravilno zaključeni, ali so poročila pripravljena, ali so morebitna plačila in računi usklajeni ter ali so udeleženci prejeli potrebne informacije.

Če je treba prijavo ali dokument popravljati po zaključku, naj bo popravek usklajen s KZS oziroma pooblaščeno osebo, da se ohrani sledljivost.

11. Najpogostejše težave

• Prijava nima plačila: preverite, ali plačilo pobira KZS ali organizator, nato uporabniku pošljite pravilno navodilo.
• Priloga ni berljiva: zahtevajte novo prilogo in navedite, katera datoteka je problematična.
• Podatki sodnika se napačno prikažejo: preverite šifro sodnika, ime in kodiranje znakov pri uporabniku.
• Uporabnik ne prejema pošte: preverite elektronski naslov in uporabniku svetujte pregled neželene pošte.
• Katalog ni ažuren: ponovno preverite prijave in po potrebi ustvarite novo različico dokumenta.